Wie erstellt man eine Projektliste? (Guide 2025)

Wie erstellt man eine Projektliste? (Guide 2025)

Christina Daxer

Geschäftsführerin & Bewerbungsexpertin

Wer viele Projekte erfolgreich abgeschlossen hat, sollte diese auch im Rahmen der Bewerbung selbstbewusst präsentieren. Genau hier kommt die Projektliste ins Spiel. Besonders bei Fach- und Führungskräften, die projektbasiert arbeiten, bietet sie eine wertvolle Ergänzung zum Lebenslauf. 

Doch wie sollte eine Projektliste aufgebaut sein, damit sie Personalverantwortliche überzeugt und gleichzeitig übersichtlich gestaltet ist? In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie 2025 eine professionelle Projektliste erstellen.

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Inhaltsverzeichnis
  1. Was ist eine Projektliste?
    2.
  2. Warum ist die Projektliste so wichtig bei Bewerbungen?
    3.
  3. Wann eignet sich eine Projektliste?
    4.
  4. Inhalt und Aufbau einer Projektliste
    5.
  5. Die richtige Formatierung: Layout, Design & Mehr
    6.
  6. 3 Tipps für Ihre Projektliste
    7.
  7. Fazit
    8.

Das Wichtigste in Kürze

  • Eine Projektliste ergänzt den Lebenslauf und macht berufliche Erfolge sichtbar
  • Sie eignet sich besonders für projektbasiert arbeitende Fach- und Führungskräfte
  • Klarer Aufbau, relevante Inhalte und ein einheitliches Design sind entscheidend
  • Richtig eingesetzt, kann die Projektliste den entscheidenden Unterschied im Bewerbungsprozess machen

Was ist eine Projektliste?

Eine Projektliste ist ein zusätzliches Dokument zur Bewerbung, in dem Bewerber:innen ihre abgeschlossenen Projekte detailliert und übersichtlich darstellen. Sie wird vor allem von Personen genutzt, die projektbasiert arbeiten (etwa in der IT, im Ingenieurwesen, im Consulting oder im kreativen Bereich).

Die Projektliste ergänzt die Bewerbung und den Lebenslauf, indem sie konkrete Praxiserfahrungen und Referenzprojekte näher beschreibt. Damit gibt sie Personalverantwortlichen einen vertieften Einblick in Fachwissen, Arbeitsweise und Erfolge. 

Warum sie so gut wirkt: Weil sie den echten Mehrwert darstellt und die Argumente aus den Bewerbungsunterlagen mit tatsächlicher praktischer Erfahrung untermauert.

Beispiele 

  • Entworfene Gebäude eines Architekten
  • Abgeschlossene Bauprojekte eines Bauleiters
  • Entwickelte Software-Lösungen eines App-Developers
  • Geplante Events und Veranstaltungen einer Eventmanager:in
  • Verfasste Fachartikel oder Studien einer Wissenschaftlerin

Warum ist die Projektliste so wichtig bei Bewerbungen?

Eine Projektliste bietet Personalverantwortlichen einen detaillierten Einblick in Ihre Berufserfahrung, der über den klassischen Lebenslauf hinausgeht. Sie zeigt, was Sie konkret geleistet haben und untermauert Ihre Argumente mit greifbaren Ergebnissen. Besonders bei vielen oder komplexen Projekten schafft sie Struktur und Übersicht.

Gleichzeitig kann sie helfen, Ihre Fachkenntnisse und Methodenkompetenz gezielt hervorzuheben.

Kurz gesagt: Die Projektliste macht Ihre Bewerbung aussagekräftiger und individueller und erhöht so Ihre Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

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Wann eignet sich eine Projektliste?

Projektlisten eignen sich immer dann, wenn Sie in Ihrer Position projektbasiert arbeiten und Ihre praktischen Erfahrungen im Detail darstellen möchten. Besonders sinnvoll ist sie, wenn der Lebenslauf allein nicht ausreicht, um Ihre Qualifikationen und Erfolge greifbar zu machen.

Jedoch sollte die Projektliste nur dann genutzt werden, wenn Sie eine tatsächliche Ergänzung zum Lebenslauf darstellt und Sie Ihre Projekte konkret darstellen können. Typischerweise werden Projektübersichten in folgenden Branchen genutzt:

  • IT & Softwareentwicklung
  • Ingenieurwesen & Technik
  • Architektur & Bauwesen
  • Consulting & Unternehmensberatung
  • Projektmanagement
  • Marketing & Kommunikation
  • Design & Kreativwirtschaft
  • Selbstständige & Freelancer:innen

Inhalt und Aufbau einer Projektliste

Eine gelungene Projektliste ist übersichtlich, strukturiert und orientiert sich stets an den Anforderungen der angestrebten Stelle. Sie bietet Personalverantwortlichen die Möglichkeit, Ihre Projekterfahrung gezielt nachzuvollziehen – und zwar weit über die Angaben im Lebenslauf hinaus.

Wichtig ist dabei ein klarer, logischer Aufbau, der sowohl Ihre fachliche Expertise als auch Ihre praktische Umsetzungskompetenz unterstreicht. Jedes Projekt sollte als einzelner Abschnitt dargestellt werden – idealerweise in rückwärts chronologischer Reihenfolge, also beginnend mit dem aktuellsten Projekt.

Am ehesten kommt die Projektliste einem tabellarischen Lebenslauf gleich, was den Aufbau angeht. Jedoch sind die dargestellten Informationen unterschiedlich. Typischerweise wird eine Projektliste aus diesen Bausteinen zusammengesetzt:

  • Projektnamen
  • Laufzeiten der Projekte
  • Auftraggeber bzw. Kunden und Branche
  • Ihre Rolle
  • Erzielte Ergebnisse
  • Projektsprache
  • Anzahl beteiligter Mitarbeiter
  • Budgetumfang
  • Handlungsschritte / Implementierung besonderer Tools oder Anwendungen
  • Deine Funktionen und konkrete Aufgaben (z. B. Projektleiter)

📌 Quick-Tipp: Passen Sie Ihre Projektliste immer an Ihren Lebenslauf und die restlichen Bewerbungsunterlagen an. Am wichtigsten ist, dass Ihre Bewerbungsmappe einen einheitlichen Stil aufweist und sich die Argumente gegenseitig verstärken. Widersprüche sind ein absoluten No-Go.

Die richtige Formatierung: Layout, Design & Mehr

Auch wenn der Inhalt im Vordergrund steht, spielt die optische Aufbereitung der Projektliste eine wichtige Rolle – schließlich soll sie einen seriösen, aufgeräumten Eindruck hinterlassen. Einheitlichkeit und Lesbarkeit sind dabei das A und O.

Aspekt

Empfehlung

Schriftart & -größe

Serifenlose Schrift (z. B. Arial, Calibri, Helvetica); Fließtext: 11–12 pt, Überschriften: ca. 14 pt, fett

Farbgestaltung

Dezent und professionell (z. B. Schwarz, Dunkelgrau, optional Blau-Akzente); keine grellen Farben

Länge

Max. 1–2 DIN-A4-Seiten; bei sehr viel Projekterfahrung ggf. mehr, aber so kurz wie möglich

Formatierung

Einheitliche Abstände, klare Abschnitte, Stichpunkte, ggf. Zwischenüberschriften

Dateiformat

PDF (nicht bearbeitbar, Layout bleibt erhalten)

Gestaltungsharmonie

Optisch auf Lebenslauf, Anschreiben & ggf. Deckblatt abstimmen

3 Tipps für Ihre Projektliste

Unsere Experten-Tipps für noch mehr Überzeugungskraft bei der Bewerbung auf Ihre Traumstelle. Unsere klare Empfehlung: Vermeiden Sie die Auflistung aller Projekte und fokussieren Sie sich auf die wichtigsten, passend zur Stelle.

Qualität vor Quantität

Listen Sie nicht jedes einzelne Projekt auf. Wählen Sie gezielt die wichtigsten und relevantesten Projekte aus, die zur angestrebten Stelle passen. Weniger ist oft mehr, solange der Inhalt überzeugt.

Ergebnisse betonen

Beschreiben Sie nicht nur, was Sie gemacht haben, sondern vor allem, was Sie erreicht haben. Kennzahlen, Erfolge oder konkrete Verbesserungen machen Ihre Leistungen greifbar. Wenn Sie Ihre Projekte mit Zahlen unterlegen können, gibt das einen besseren Einblick zu Ihren erzielten Erfolgen.

Einheitliches Layout verwenden

Achten Sie darauf, dass alle Projekte im gleichen Format dargestellt sind – mit einheitlichen Überschriften, Daten und Strukturen. Das wirkt professionell und erleichtert die Lesbarkeit.

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Als erfahrene Bewerbungsexpert:innen helfen wir Ihnen dabei, Ihre Projektliste gezielt auf Ihre Zielposition auszurichten - professionell, strukturiert und mit klar erkennbaren Stärken, die überzeugen.

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Checkliste: Projektliste

✅ Relevante Projekte ausgewählt, passend zur angestrebten Stelle
✅ Jedes Projekt enthält Titel, Zeitraum, Rolle und Ergebnisse
✅ Rückwärts chronologisch sortiert – aktuellstes Projekt zuerst
✅ Klar strukturierter Aufbau mit einheitlichem Layout und Stichpunkten
✅ Maximal 1–2 DIN-A4-Seiten lang und gut lesbar
✅ Professionelle Formatierung: seriöse Schriftart, dezente Farben
✅ Als PDF gespeichert und optisch auf die restlichen Bewerbungsunterlagen abgestimmt

📌 Quick-Tipp: Lassen Sie Ihre Projektliste mindestens 1x gegenlesen. Häufig wird man blind für kleine Schusselfehler oder verliert den Überblick für das Große & Ganze. Ein zusätzliches Feedback kann vor dem Versenden der Bewerbungsmappe nicht schaden.

Fazit

Eine gut strukturierte Projektliste ist weit mehr als nur eine Ergänzung zum Lebenslauf. Sie zeigt, was Sie wirklich können, und macht Ihre beruflichen Erfolge sichtbar und greifbar. Wer Inhalt, Aufbau und Design gezielt auf die Zielposition abstimmt, erhöht spürbar die Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Häufig gestellte Fragen

Projektlisten sind besonders in projektbasierten Branchen gefragt, etwa in der IT, im Bauwesen, Consulting, Projektmanagement, Marketing oder der Architektur. Unternehmen mit komplexen, temporären Aufgaben legen Wert darauf, konkrete Erfolge und Ergebnisse nachvollziehen zu können. Auch im Freelancing-Bereich ist eine Projektliste oft unerlässlich, um die Expertise zu untermauern.

Idealerweise umfasst eine Projektliste eine bis maximal zwei DIN-A4-Seiten. Wichtig ist, nur relevante Projekte aufzulisten und diese prägnant und strukturiert darzustellen. Bei sehr erfahrenden Bewerber:innen kann sie auch etwas länger ausfallen. Wir empfehlen maximal 1 Seite, damit die Bewerbungsmappe nicht zu viel Informationen enthält.

Die Projektliste wird in der Regel nach dem Lebenslauf eingefügt. In Online-Bewerbungen wird sie als separate PDF-Datei hochgeladen. Wichtig ist, dass sie inhaltlich und gestalterisch zur restlichen Bewerbung passt.

Christina Daxer

Christina Daxer ist eine der führenden Expertinnen für Bewerbungen in der DACH-Region. Mit über 10.000 verfassten Bewerbungen verfügt sie über ein einzigartiges Know-how in der professionellen Bewerbungsberatung. Ihr geschärfter Blick für Stärken, klare Strategien und ihre Fähigkeit, Persönlichkeiten überzeugend auf den Punkt zu bringen, machen sie zur gefragten Ansprechpartnerin.

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